Monilinjainen puhelinjärjestelmä auttaa pienyrityksiä hallitsemaan useita puheluita, työntekijöitä, osastoja ja puhelinnumeroita yhdestä yritysviestintäjärjestelmästä. Järjestelmästä riippuen työntekijät voivat jakaa pääasiallisen yritysnumeron, käyttää erillisiä alanumeroita, vastaanottaa suoria numeroita tai käsitellä useita puheluita samanaikaisesti.

Vaikka monet yritykset käyttävät nykyään sähköpostia, viestisovelluksia ja verkkosivustojen live-chattia , puhelintuki on edelleen tärkeää asiakkaille, jotka tarvitsevat välittömiä vastauksia tai haluavat keskustella monimutkaisesta ongelmasta oikean ihmisen kanssa.

Tässä oppaassa opit, mikä on monilinjainen puhelinjärjestelmä, miten se toimii, mitä tyyppejä on saatavilla ja miten voit päättää, tarvitseeko pienyrityksesi sellaista.

Mikä on monilinjainen puhelinjärjestelmä?

Monilinjainen puhelinjärjestelmä on yrityspuhelinratkaisu, joka tukee kahta tai useampaa puhelinlinjaa, puhelua tai alanumeroa. Sen avulla useat työntekijät voivat soittaa ja vastaanottaa puheluita saman yrityspuhelininfrastruktuurin kautta.

Esimerkiksi pieni yritys voisi käyttää:

• Yksi yrityksen päänumero ja siihen liittyvät jatkonumerot myyntiä, tukea ja laskutusta varten.
• Erilliset suorat puhelinnumerot kullekin työntekijälle
• Useita jaettuja linjoja vastaanotolle tai asiakaspalvelutiimille
• Puhelujonot, jotka asettavat soittajat pitoon, kunnes työntekijä vapautuu

Tarkka kokoonpano riippuu valitsemastasi järjestelmästä. Perinteiset monilinjaiset järjestelmät käyttävät fyysisiä puhelinlinjoja ja pöytäpuhelimia, kun taas nykyaikaiset pilvipuhelinjärjestelmät käyttävät tyypillisesti internetyhteyttä ja ohjelmistopohjaisia ​​ominaisuuksia.

Kuinka monilinjainen puhelinjärjestelmä toimii?

Monilinjainen järjestelmä reitittää saapuvat ja lähtevät puhelut käyttäjien, osastojen, alaliittymien ja ulkoisten puhelinnumeroiden välillä. Tyypillinen puhelukulku voi näyttää tältä:

1. Asiakas soittaa yrityksesi päänumeroon.
2. Automaattinen tervehdys tai vastaanottovirkailija vastaa puheluun.
3. Soittaja valitsee vaihtoehdon, kuten myynnin tai asiakastuen.
4. Järjestelmä reitittää puhelun asianmukaiselle työntekijälle, alanumeroon tai jonoon.
5. Jos kukaan ei vastaa, puhelu voi mennä vastaajaan, varatyöntekijälle tai viestiin työajan ulkopuolella.

Työntekijät voivat usein asettaa soittajat pitoon, siirtää puheluita, pitää neuvotteluja toisen tiimin jäsenen kanssa tai tarkistaa vastaajaviestin jaetusta järjestelmästä. Jotkin järjestelmät tukevat myös yritystekstiviestejä, mobiilisovelluksia, puheluiden tallennusta, analytiikkaa ja integraatioita asiakkuudenhallintaohjelmistoihin.

Monilinjainen puhelinjärjestelmä ei aina tarkoita, että jokaisella linjalla on sama puhelinnumero. Yritys voi yhdistää samaan järjestelmään päänumeron, yksittäisiä numeroita, osastonumeroita, alanumeroita ja maksuttomia numeroita.

Monilinjaisten puhelinjärjestelmien yhteiset ominaisuudet

Ominaisuudet vaihtelevat palveluntarjoajan ja sopimuksen mukaan, mutta yleisiä vaihtoehtoja ovat:

• Puhelu odottaa: Antaa työntekijöiden vastata toiseen saapuvaan puheluun tai hallita sitä samalla, kun he puhuvat jo jonkun kanssa.
• Soittajan tunnus: Näyttää saapuvan soittajan tiedot, jos niitä on saatavilla.
• Puhelun siirto: Ohjaa soittajan toiselle työntekijälle, osastolle tai ulkoiseen numeroon.
• Vastaaja: Tallentaa viestit, kun soittaja ei tavoita työntekijää.
• Automaattinen hoitaja: Tarjoaa valikkovaihtoehtoja, kuten ”Paina 1 myyntiä varten” tai ”Paina 2 tukea varten”.
• Soitonsiirto: Ohjaa puhelut matkapuhelimeen, kotitoimistoon tai varanumeroon.
• Neuvottelupuhelut: Sallii useiden osallistujien liittymisen samaan puheluun.
• Puhelujonot: Järjestä soittajat odottamaan seuraavaa vapaata työntekijää.
• Aukioloajat ja reititys: Ohjaa puhelut eri tavalla aukioloaikoina, pyhäpäivinä tai aukioloaikojen ulkopuolella.
• Puheluraportointi: Auttaa esimiehiä tarkastelemaan puheluiden määrää, vastaamattomia puheluita ja tiimin toimintaa.

Monilinjaisten puhelinjärjestelmien tyypit

1. Avaimenperät

Avainjärjestelmä on perinteinen monilinjainen puhelinjärjestelmä, joka on suunniteltu pienemmille tiimeille. Työntekijät valitsevat yleensä linjan pöytäpuhelimen fyysisillä painikkeilla. Puhelin ilmoittaa, onko linja vapaa, käytössä vai pidossa.

Keskeiset järjestelmät voivat toimia hyvin pienessä toimistossa, jossa on rajallinen määrä linjoja ja suoraviivaiset puhelutarpeet. Ne saattavat kuitenkin tarjota vähemmän edistyneitä ominaisuuksia ja vähemmän joustavuutta kuin pilvipohjaiset järjestelmät.

2. Yksityiset puhelinvaihteet

Yksityinen puhelinvaihde, jota yleisesti kutsutaan PBX-järjestelmäksi , hallinnoi yrityksen sisäisiä ja ulkoisia puheluita. Työntekijät voivat käyttää alanumeroita soittaakseen toisilleen, siirtääkseen soittajia, jakaakseen linjoja ja käyttääkseen ominaisuuksia, kuten automaattisia valikoita ja vastaajaa.

Perinteiset PBX-järjestelmät sijaitsevat yrityksen tiloissa, ja ne saattavat vaatia erikoislaitteistoa, asennusta ja ylläpitoa. Ne voivat olla tehokkaita, mutta alkukustannukset ja tekniset vaatimukset voivat olla merkittäviä pienyritykselle.

3. VoIP-puhelinjärjestelmät

VoIP -puhelinjärjestelmä käyttää puheluiden välittämiseen internetyhteyttä perinteisen puhelininfrastruktuurin sijaan. Työntekijät voivat käyttää pöytäpuhelimia, tietokoneita, älypuhelimia tai selainpohjaisia ​​sovelluksia.

VoIP-järjestelmät ovat suosittuja pienten yritysten keskuudessa, koska ne tukevat etätyötä, joustavaa puheluiden reititystä, mobiiliyhteyttä ja integraatioita ilman, että tarvitaan suurta paikan päällä olevaa puhelinjärjestelmää.

4. Pilvipohjaiset yrityspuhelinjärjestelmät

Pilvipuhelinjärjestelmää isännöi ja ylläpitää palveluntarjoaja. Palveluntarjoaja hallinnoi suurta osaa infrastruktuurista, kun taas yrityksesi hallitsee käyttäjiä, numeroita, reitityssääntöjä ja ominaisuuksia verkkopohjaisen hallintapaneelin kautta.

Pilvijärjestelmiä on yleensä helpompi skaalata kuin perinteisiä laitteistopohjaisia ​​järjestelmiä. Voit usein lisätä käyttäjiä, muuttaa puheluvirtoja tai tukea etätyöntekijöitä asentamatta uusia puhelinlinjoja toimistoon.

Monilinjaisen puhelinjärjestelmän edut pienille yrityksille

Käsittele useampia puheluita samanaikaisesti

Yhdestä puhelinlinjasta voi nopeasti tulla pullonkaula, kun useat asiakkaat soittavat samaan aikaan. Monilinjainen järjestelmä antaa tiimillesi mahdollisuuden hallita useita keskusteluja, asettaa soittajia pitoon ja vähentää varattu-signaalien tai hylättyjen puheluiden määrää.

Paranna puheluiden reititystä

Puheluiden reititys ohjaa soittajat oikealle henkilölle tai osastolle. Sen sijaan, että pyytäisit jokaista työntekijää käsittelemään jokaisen kysymyksen, voit luoda erilliset polut myynnille, laskutukselle, tekniselle tuelle, tapaamisille tai yleisille tiedusteluille.

Anna ammattimaisempi kuva

Pääasiallinen yrityksen puhelinnumero, ammattimainen tervehdys, automaattinen valikko, vastaaja ja johdonmukainen puheluiden käsittely voivat saada pienyrityksen näyttämään vakiintuneemmalta ja järjestelmällisemmältä.

Tue etä- ja hybridityöntekijöitä

Pilvi- ja VoIP-järjestelmien avulla työntekijät voivat vastata työpuheluihin hyväksytyistä mobiililaitteista, tietokoneista tai kotitoimistoista. Tämä auttaa yrityksiä ylläpitämään johdonmukaista asiakasviestintää silloin, kun työntekijät eivät työskentele samasta paikasta.

Vähennä vastaamattomia puheluita

Soitonsiirto, vastaaja, jonot ja reititys työajan ulkopuolella tarjoavat asiakkaille enemmän tapoja tavoittaa yrityksesi. Nämä ominaisuudet voivat myös auttaa tiimiäsi soittamaan takaisin johdonmukaisemmin.

Helpota sisäistä yhteistyötä

Työntekijät voivat siirtää puheluita, keskustella kollegoiden kanssa, liittyä puhelinneuvotteluihin ja jakaa vastaajaan liittyviä vastuita. Tästä on hyötyä, kun asiakas tarvitsee apua useammalta kuin yhdeltä osastolta.

Skaalaa viestintää yrityksesi kasvaessa

Monet pilvipuhelinjärjestelmät mahdollistavat yritysten lisätä käyttäjiä, alanumeroita ja numeroita ilman koko puhelininfrastruktuurin uudelleensuunnittelua. Tämä voi olla käytännöllisempää kuin erillisten fyysisten linjojen asentaminen joka kerta, kun tiimi laajenee.

Mahdollisia huomioitavia haittoja

Monilinjainen järjestelmä voi olla hyödyllinen, mutta se ei ole automaattisesti paras valinta jokaiselle yritykselle.

• Internet-riippuvuus: VoIP- ja pilvijärjestelmät tarvitsevat vakaan internetyhteyden. Verkkokatkokset tai -ongelmat voivat vaikuttaa puheluiden laatuun tai saatavuuteen.
• Jatkuvat tilauskulut: Pilvijärjestelmät veloittavat yleensä käyttäjää, lukumäärää, ominaisuutta tai liittymää kohden. Tarkista kokonaiskustannukset tiimisi kasvaessa.
• Asennus ja koulutus: Työntekijät saattavat tarvita koulutusta siirroista, jonoista, vastaajasta, mobiilisovelluksista ja muista ominaisuuksista.
• Äänenlaatuongelmat: Puhelun laatuun voivat vaikuttaa kaistanleveys, verkon ruuhkautuminen, Wi-Fi-yhteyden suorituskyky ja laitteen kokoonpano.
• Järjestelmän monimutkaisuus: Edistynyt reititys ja integraatiot voivat olla tehokkaita, mutta ne saattavat vaatia enemmän konfigurointia ja hallintaa.
• Hätäpuheluiden vaatimukset: Yritysten tulisi ymmärtää, miten heidän palveluntarjoajansa käsittelee hätäpuhelut, erityisesti silloin, kun työntekijät työskentelevät etänä tai käyttävät mobiililaitteita.

Ennen järjestelmän valitsemista kysy palveluntarjoajilta käyttöajasta, tuesta, numeron siirrettävyydestä, tietoturvasta, hätäpuheluista, varavaihtoehdoista ja mahdollisista lisämaksuista.

Kuinka valita oikea monilinjainen puhelinjärjestelmä

Arvioi puheluiden määrä

Arvioi, kuinka monta puhelua yrityksesi saa ja kuinka monen työntekijän on soitettava puheluita samanaikaisesti. Muutaman puhelun päivässä vastaanottava yritys saattaa tarvita vain yksinkertaisen ratkaisun, kun taas kiireinen tukitiimi voi vaatia jonoja, raportointia ja useita samanaikaisia ​​puheluita.

Listaa ominaisuudet, joita todella tarvitset

Aloita välttämättömistä työnkuluista sen sijaan, että valitsisit pisimmän ominaisuusluettelon. Mieti, tarvitsetko:

• Pääasiallinen yrityksen numero ja osastolaajennukset
• Yksittäiset suorat numerot
• Puheluvalikot ja jonot
• Mobiili- tai työpöytäpuhelut
• Yritysten kutoma
• Vastaajaviestien transkriptio
• Puheluiden tallennus tai seuranta
• CRM-, tukipalvelu- tai kalenteriintegraatiot
• Soita analytiikkaan ja raportointiin

Vertaa kokonaiskustannuksia

Katso mainostettua kuukausihintaa pidemmälle. Sisällytä aloitusmaksut, puhelinlaitteisto, numeronsiirto, kansainväliset puhelut, lisäkäyttäjät, premium-ominaisuudet, tuki ja peruutusehdot.

Tarkista internet- ja verkkoasetukset

Jos harkitset VoIP- tai pilvijärjestelmää, testaa internetyhteytesi ja toimiston verkko. Kysy palveluntarjoajalta suositellusta kaistanleveydestä, palvelunlaatuasetuksista, mobiilikäytöstä ja varayhteydestä.

Huomioi työntekijäkokemus

Järjestelmän tulisi olla helppokäyttöinen työntekijöille kiireisen työpäivän aikana. Tarkista, miten käyttäjät vastaavat puheluihin, siirtävät soittajia, käyttävät vastaajaa, muuttavat tavoitettavuuttaan ja käyttävät järjestelmää mobiililaitteilla.

Arvioi tuki ja skaalautuvuus

Valitse palveluntarjoaja, joka tarjoaa selkeän dokumentaation, responsiivisen tuen ja käytännöllisen tavan lisätä tai poistaa käyttäjiä. Premion ohjekeskus on esimerkki haettavasta dokumentaatiosta, jota yritykset voivat etsiä arvioidessaan ohjelmistotyökaluja.

Tarvitsevatko pienyritykset monilinjaisen puhelinjärjestelmän?

Monilinjainen puhelinjärjestelmä voi olla hyvä ratkaisu, jos yrityksesi:

• Vastaanottaa useita puheluita samanaikaisesti
• Sillä on erilliset myynti-, tuki-, laskutus- tai palvelutiimit
• Tarvitsee ammattimaisen päänumeron ja puheluvalikon
• Työntekijät työskentelevät etänä tai useissa eri paikoissa
• Haluaa vähentää vastaamattomia puheluita ja parantaa puheluiden seurantaa
• Tarvitsee yksittäisiä alaliitteitä tai suoria numeroita
• Suunnitelmissa on lisätä työntekijöitä tai osastoja pian

Et ehkä tarvitse monimutkaista järjestelmää, jos olet yksityisyrittäjä, jolla on vähän puheluita etkä tarvitse puheluiden reititystä. Perusyritysnumero, vastaaja ja puhelunsiirto saattavat riittää.

Puhelintuki ja live-chat voivat toimia yhdessä

Monilinjainen puhelinjärjestelmä on hyödyllinen asiakkaille, jotka suosivat äänikeskusteluja, mutta sen ei tarvitse olla ainoa tukikanavasi. Verkkosivuston live-chat voi käsitellä nopeita kysymyksiä, tuotetiedusteluja ja pyyntöjä vierailijoilta, jotka mieluummin käyttävät viestittelyä.

Esimerkiksi Chatway for WordPress tarjoaa verkkosivuston live-chat-ominaisuuksia, kuten reaaliaikaisia ​​kävijätietoja, usein kysyttyjä kysymyksiä, tiedostojen jakamista, tiimityötä ja mobiilikäyttöä. Chatwayn virallinen listaus WordPress.orgissa on toinen paikka, jossa WordPressin käyttäjät voivat tarkastella lisäosaa.

Puhelimen ja chatin yhteiskäyttö voi antaa asiakkaille enemmän valinnanvaraa ja auttaa samalla tiimiäsi ohjaamaan jokaisen kysymyksen sopivimpaan kanavaan.

Usein Kysytyt Kysymykset

Mitä eroa on monilinjaisella puhelinjärjestelmällä ja tavallisella puhelimella?

Tavallinen yksilinjainen puhelin käsittelee yleensä yhden aktiivisen puhelun kerrallaan. Monilinjainen järjestelmä tukee useita linjoja, alanumeroita tai samanaikaisia ​​puheluita ja sisältää yleensä yritystoimintoja, kuten puhelunsiirrot, puhelun odotus, jaetut linjat ja vastaajaviestin.

Kuinka monta linjaa pieni yritys tarvitsee?

Yhtä universaalia numeroa ei ole. Tee päätös sen perusteella, kuinka monen työntekijän on soitettava tai vastaanotettava puheluita samanaikaisesti, mitkä ovat kiireisimmät puheluajat ja tarvitsetko erillisiä osastoja tai puhelujonoja.

Onko monilinjainen puhelinjärjestelmä sama kuin VoIP?

Ei. ”Monilinjainen” kuvaa kykyä hallita useita puhelinlinjoja tai puheluita. ”VoIP” kuvaa tekniikkaa, jota käytetään puheluiden välittämiseen internetin kautta. VoIP-järjestelmä voi olla monilinjainen, mutta myös perinteiset järjestelmät voivat tukea useita linjoja.

Voiko monilinjainen puhelinjärjestelmä tukea etätyöntekijöitä?

Monet pilvi- ja VoIP-järjestelmät tukevat etätyöntekijöitä mobiilisovellusten, työpöytäsovellusten, selainpuheluiden tai soitonsiirron kautta. Varmista palveluntarjoajan laitetuki ja tietoturvaominaisuudet ennen tilaamista.

Voinko säilyttää nykyisen yritykseni puhelinnumeron?

Monet palveluntarjoajat tukevat numeronsiirtoa, mutta kelpoisuusvaatimukset ja ajoitus vaihtelevat. Pyydä palveluntarjoajaa vahvistamaan, voidaanko numerosi siirtää, ennen kuin peruutat nykyisen palvelusi.

Mitä tapahtuu, jos internetyhteys katkeaa?

Palveluntarjoajasta riippuen puhelut voidaan reitittää matkapuhelinnumeroihin, vastaajaan, varmuuskopiolaitteisiin tai muuhun sijaintiin. Kysy vikasietoisuusvaihtoehdoista ja käytä varaviestintämenetelmää tärkeille puheluille.

Viimeinen Takeaway

Monilinjainen puhelinjärjestelmä antaa pienille yrityksille enemmän hallintaa saapuviin ja lähteviin puheluihin. Se voi tukea osastojen alanumeroita, samanaikaisia ​​puheluita, puheluiden reititystä, vastaajaa, etätyöntekijöitä ja yhtenäisempää asiakaskokemusta.

Perinteiset avain- ja PBX-järjestelmät voivat sopia yrityksille, joilla on erityisiä paikan päällä tehtäviä toimintoja, kun taas VoIP- ja pilvipuhelinjärjestelmät tarjoavat usein enemmän joustavuutta kasvaville tai hajautetuille tiimeille. Vertaile puheluiden määrää, budjettia, internet-asetuksia, vaadittuja ominaisuuksia ja tukitarpeitasi ennen palveluntarjoajan valitsemista.

Kun puhelintuki yhdistetään muihin kanaviin – kuten verkkosivuston chattiin, sähköpostiin ja sosiaalisen median viesteihin – yrityksesi voi helpottaa asiakkaiden yhteydenottoa sinuun haluamallaan tavalla.