Jos olet pieni yritys, tiedät, että jokainen penni on tärkeä. Siksi on tärkeää varmistaa, että käytät parasta mahdollista tekniikkaa, joka auttaa sinua säästämään rahaa ja kasvattamaan liiketoimintaasi. sisällön markkinointistrategia jopa viestintäjärjestelmääsi. 

Tässä monilinjainen puhelinjärjestelmä sopii kuvaan. Jos yritykselläsi on paljon saapuvia ja lähteviä puheluita, monilinjainen puhelinjärjestelmä on tehokkain. kustannuksia säästävä tapa hallita puheluitasi.

Mutta monet heistä eivät vieläkään tiedä, mikä tämä järjestelmä on tai miten se voi hyödyttää heidän liiketoimintaansa. Tässä blogiviestissä keskustelemme siitä, mitä monilinjainen puhelinjärjestelmä on, miten se voi hyödyttää yritystäsi ja joitain eri tyyppejä, joita on saatavilla markkinoilla.

Mikä on monilinjainen puhelinjärjestelmä?

Monilinjainen puhelinjärjestelmä on raitista ilmaa yrityksille, jotka haluavat käyttää useita linjoja ilman, että heidän tarvitsee maksaa erillisistä puhelinlinjoista. Se on pohjimmiltaan puhelinjärjestelmä, jossa on kaksi tai useampi puhelinlinja, jotka jakavat yhden puhelinnumeron. 

Vaikka live chat on tällä hetkellä saamassa vetovoimaa, monilinjainen puhelinjärjestelmä on täydellinen yrityksille, jotka haluavat erilliset linjat eri osastoille tai tarkoituksiin. 

Sinulla voi olla esimerkiksi yksi rivi asiakaspalvelua ja toinen myyntiä varten. Tällä tavalla asiakkaasi voivat tavoittaa oikean osaston ilman, että heidän tarvitsee joutua ottamaan siirtoon liittyvää vaivaa. 

Hienoa tämäntyyppisessä järjestelmässä on, että sen avulla yritykset voivat säästää rahaa viestintäkuluissaan. Lisäksi se tarjoaa myös useita ominaisuuksia, jotka voivat olla erittäin hyödyllisiä yrityksille, kuten:

• Puhelu odottaa
• Soittajan tunnus 
• Voicemail 
• Kolmisuuntainen puhelu

Yllä olevat ominaisuudet eivät ainoastaan ​​paranna yrityksesi tehokkuutta, vaan tekevät asioista myös mukavampaa sekä asiakkaillesi että asiakkaillesi. 

Kuinka monilinjainen puhelinjärjestelmä toimii?

Monilinjainen puhelinjärjestelmä toimii samalla tavalla kuin perinteinen yksilinjainen puhelinjärjestelmä. Ainoa ero on, että siinä on kaksi tai useampia puhelinlinjoja, jotka jakavat saman puhelinnumeron. Lisäksi yritykset voivat myös saada 800 numeroa yrityksille ja jatka viestintää.

Jokaisella linjalla on oma alaliittymänsä, joten kun joku soittaa pääliiketoimintalinjallesi, hän voi valita, mihin alaliittymään hän haluaa olla yhteydessä. 

Joten jos he haluavat tavoittaa asiakaspalveluosastoasi, heidän tarvitsee vain valita päänumerosi ja painaa asiakaspalvelun alanumeroa. 

Miten se voi hyödyttää yritystäsi?

Nyt kun ymmärrämme, mitä monilinjainen puhelin tarkalleen ottaen on, miksi yrityksesi tarvitsevat sitä? No, on monia etuja, jotka tulevat yhdessä käyttämällä monilinjainen puhelinjärjestelmä.

Nopea ja helppo asentaa

Sinun ei tarvitse olla iso yritys, jolla on syvä tasku vain saadaksesi monilinjaisen puhelinjärjestelmän. 

Parasta monilinjaisessa puhelinjärjestelmässä on, että se on erittäin käyttäjäystävällinen ja kuka tahansa voi helposti asentaa sen. Lisäksi kuukausimaksut ovat erittäin kohtuulliset, mikä tekee siitä loistavan sijoituksen pienille yrityksille. 

Tarvitset vain luotettava Internet -yhteys ja saat yrityksen puhelinlinjan toimimaan hetkessä.

Alennetut kustannukset

Kuten aiemmin mainitsimme, yksi monilinjaisen puhelinjärjestelmän käytön tärkeimmistä eduista on, että se voi auttaa vähentämään viestintäkustannuksiasi. 

Tämä johtuu siitä, että sinun ei enää tarvitse maksaa erillisistä puhelinlinjoista jokaisesta alaliittymästä. Lisäksi voit myös hyödyntää ominaisuuksia, kuten koputus ja soittajan tunnus, mikä voi säästää vielä enemmän rahaa.

Monilinjaiset puhelinjärjestelmät ovat tulossa yhä suositummiksi pienyritysten keskuudessa niiden tarjoamien monien etujen vuoksi. Jos etsit tapaa parantaa yrityksesi tehokkuutta ja alentaa viestintäkustannuksia, monilinjainen puhelinjärjestelmä on oikea tapa edetä.

Parempi asiakaspalvelu

Toinen monilinjaisen puhelinjärjestelmän käytön suuri etu on, että se voi auttaa parantamaan asiakaspalveluasi. Tämä johtuu siitä, että se tarjoaa asiakkaillesi mahdollisuuden tavoittaa sinut milloin tahansa päivällä tai yöllä. 

Lisäksi sen avulla he voivat jättää vastaajaviestin, jos et ole tavoitettavissa vastaamaan heidän puheluihinsa. Tämä vastaaja on helposti noudettavissa ja voit ottaa yhteyttä asiakkaasi mahdollisimman pian.

Kun sinulla on hämmästyttävä asiakaspalvelu, asiakkaasi jatkavat todennäköisemmin liiketoimintaa kanssasi ja saattavat jopa ohjata sinut ystäviensä tai perheensä luo.

Parempi ajanhallinta

Toinen monilinjaisen puhelinjärjestelmän käyttöön liittyvä etu on, että se auttaa yrityksiä hallitsemaan paremmin aikaansa. Tämä johtuu siitä, että järjestelmä antaa yrityksille mahdollisuuden reitittää puhelut oikealle osastolle tai alaliittymään. 

Haitat

Kaikkiin näihin etuihin liittyy myös muutamia haittoja. Ensimmäinen on se, että jos sinulla ei ole luotettavaa Internet-yhteyttä, puhelinlinjasi eivät toimi. 

Lisäksi, jos käytät VoIP-palvelua, äänen laadussa voi olla pieni viive. Tämä ei kuitenkaan yleensä ole havaittavissa eikä vaikuta puhelun yleiseen laatuun. 

Toinen haittapuoli on, että jos käytät perinteistä puhelinlinjaa, joudut maksamaan kuukausimaksun asennuksesta. 

Näin ei kuitenkaan ole asian kanssa VoIP-palvelut, jotka ovat paljon edullisempia.

Myös uudet työntekijät tai uudet asiakaspalvelutyöntekijät saattavat kokea monilinjaisen puhelinjärjestelmän koko konseptin hämmentävänä. 

Joten on myös tärkeää varmistaa, että kaikilla työntekijöilläsi tai asiakaspalvelutiimeilläsi on tarvitsemansa resurssit. Voit myös kouluttaa niitä käyttämällä koulutusvideot käyttää järjestelmää oikein.

Monilinjaisten puhelinjärjestelmien suositut muodot

Monirivinen VoIP-puhelinjärjestelmät niitä on useita eri tyyppejä, joista jokaisella on omat ominaisuudet ja edut. Kolme suosituinta järjestelmätyyppiä ovat:

Keskeiset järjestelmät

Keskeiset järjestelmät sopivat täydellisesti yrityksille, joilla on rajoitettu määrä puhelinlinjoja. Näissä järjestelmissä on useita ominaisuuksia, kuten koputus, soittajan tunnus, vastaaja ja kolmisuuntaiset puhelut. 

Avainjärjestelmät ovat erittäin käyttäjäystävällisiä ja kuka tahansa voi helposti asentaa ne. Lisäksi ne ovat erittäin edullisia, mikä tekee niistä loistavan vaihtoehdon pienille yrityksille.

PBX-järjestelmät

PBX-järjestelmät sopivat erinomaisesti yrityksille, joilla on suuri määrä puhelinlinjoja. Näissä järjestelmissä on useita ominaisuuksia, kuten koputus, soittajan tunnus, vastaaja, kolmisuuntaiset puhelut ja soitonsiirto. 

PBX-järjestelmät ovat hieman kalliimpia kuin keskeiset järjestelmät, mutta ne tarjoavat paljon enemmän ominaisuuksia. Lisäksi PBX-järjestelmät ovat erittäin käyttäjäystävällisiä ja kuka tahansa voi helposti asentaa ne.

Nyt kun tiedät enemmän monilinjaisista puhelinjärjestelmistä, on aika päättää, mikä tyyppi sopii yrityksellesi. avainjärjestelmät sopivat täydellisesti yrityksille, joilla on rajoitettu määrä puhelinlinjoja, kun taas PBX-järjestelmät ovat täydellisiä yrityksille, joilla on suuri määrä puhelinlinjoja. 

Kuinka valita oikea monilinjainen puhelinjärjestelmä?

Nyt kun tiedät kaksi erilaista monilinjaista puhelinjärjestelmää, miten valitset yrityksellesi oikean? 

Määritä budjetti

Ensimmäinen askel on määrittää budjettisi. Kun olet tehnyt tämän, voit rajata vaihtoehtoja ja valita tarpeitasi parhaiten vastaavan järjestelmän. 

Jos etsit edullisempaa vaihtoehtoa, avainjärjestelmä voi olla oikea tapa. Jos kuitenkin etsit monipuolisempaa vaihtoehtoa, PBX-järjestelmä voi olla parempi valinta.

Mieti yrityksesi tarpeita

Seuraava askel on pohtia yrityksesi tarpeita. Sinun on mietittävä puhelinlinjojesi määrää ja mitä ominaisuuksia tarvitset. 

Jos sinulla on rajoitettu määrä puhelinlinjoja, avainjärjestelmä voi olla paras vaihtoehto. Jos sinulla on kuitenkin suuri määrä puhelinlinjoja ja tarvitset enemmän ominaisuuksia, PBX-järjestelmä voi olla parempi valinta.

Valitse oikea palveluntarjoaja

Viimeinen vaihe on oikean palveluntarjoajan valinta. Kun valitset palveluntarjoajan, sinun tulee varmistaa, että he ovat hyvämaineisia ja tarjoavat hyvän takuun. Haluat myös varmistaa, että palveluntarjoaja tarjoaa tukea, jos sinulla on ongelmia järjestelmän kanssa.

Ota huomioon työntekijäsi taidot

Tarvitseeko työntekijöitäsi kouluttaa? Kuinka käyttäjäystävällinen järjestelmä on? 

Haluat varmistaa, että valitset järjestelmän, joka on helppokäyttöinen ja joka ei vaadi paljon koulutusta. 

Lisäksi haluat varmistaa, että palveluntarjoaja tarjoaa tukea, jos sinulla on ongelmia järjestelmän kanssa.

Tarvitsevatko pienyrityksesi sitä?

Kaikkien edellä mainittujen monilinjaisen puhelinjärjestelmän etujen ja haittojen lisäksi jää yksi kysymys – tarvitsevatko pienyrityksesi todella sitä? 

Monilinjainen puhelinjärjestelmä on hyvä idea pienyrityksellesi, jos:

• Tarvitset jokaiselle työntekijällesi erillisen puhelinnumeron
• Sinun on oltava käytettävissä 24/7
• Asiakkaasi sijaitsevat eri aikavyöhykkeillä
• Sinulla on huomattava määrä saapuvia ja lähteviä puheluita

Jos voit liittyä johonkin näistä kohdista, monilinjainen puhelinjärjestelmä on ehdottomasti asia, jota sinun tulee harkita yrityksesi kannalta. 

Käärimistä

Pienyrityksessä ei ole kyse ostajan persoonan selvittäminen, luodaan SEO strategioita tai parantaa verkkosivuston käyttökokemusta.

Puhelut ovat edelleen tärkeä osa liiketoimintaa, ja monilinjainen puhelinjärjestelmä voi auttaa pienyritystäsi toimimaan tehokkaammin.

Jos saat paljon puheluita ja sinulla on vaikeuksia pysyä perässä, mutta sinulla ei ole tuhansia dollareita jaettavana, on aika hypätä kelkkaan.

Tekijän bio: Andre Oentoro on perustaja Breadnbeyond, palkittu selitysvideopalvelu. Hän auttaa yrityksiä nostamaan tulosprosentteja, lisäämään myyntiä ja saamaan positiivisen sijoitetun pääoman tuottoprosentin selitysvideoista (tässä järjestyksessä).