مستقبل العمل يبدو غير مؤكد.

البعض لديه مكاتب مفتوحة بالكامل، والبعض الآخر في وضع WFH، ومعظمهم يقومون بالشيء المختلط.

لا ينبغي أن تكون جميع القرارات ثابتة في الوقت الحالي، حيث لم يشهد عمل ذوي الياقات البيضاء مثل هذا التحول الكبير في الماضي.

لم يطرح الوباء حقًا مناقشة الإنتاجية المنخفضة على الطاولة. مع وجود وسائل التواصل الاجتماعي وفخاخ المماطلة الأخرى، كان هذا موضوعًا ساخنًا من قبل. ومع ذلك، في ذلك الوقت كان حجم هذه المشكلة أصغر بكثير، حيث كانت ساعات العمل القياسية ووقت التنقل لا تزال تضع إطارًا لديناميكية عمل معظم العاملين في المكاتب.

لا يزال التفاعل البشري في صميم العمل - لقد أجبرنا الوباء على تكييفه مع وتيرة وحدود ومواقع مختلفة. على الرغم من أن العمل من المنزل كان في السابق موضع استياء العديد من أصحاب العمل، إلا أنه كان عليهم قبوله والانفتاح على طرق أكثر شفافية وخالية من الهموم والتعاون والتواصل.

أصبح من الطبيعي الآن أن يكون لديك أطفال وعائلة وحيوانات أليفة في الخلفية، أو أن يكون شعرك فوضويًا وترتشف كوبًا من الشاي أثناء إجراء مكالمة Zoom (على الرغم من أن معظم الناس لا يزالون يعتبرون ذلك أمرًا غير احترافي، إلا أننا جميعًا نتقبله كثيرًا) مثل هذه الأخطاء).

كيف يستوعب الناس هذا التحول في مفاهيم مثل "الاجتماع" و"المكتب" في الوضع الراهن؟ بمساعدة التكنولوجيا، أكثر من أي وقت مضى. أصبح الاجتماع الآن عبارة عن دردشة عبر تطبيق زووم ، والمكتب عبارة عن منصة سلاك. أما تحسين سير العمل، وعمليات الموارد البشرية، وتنسيق المهام، فقد أصبحت تتم عبر أدوات إدارة المشاريع مثل برمجيات إدارة عمليات الأعمال السحابية (SaaS BPM)، التي تتيح لجميع المعنيين في المؤسسة الاطلاع على كل ما يهم في مهمة ما في مكان واحد (نموذج).

علاقات المعرفة والعمل مقيدة بالوقت وأكثر تركيزًا على الحقيقة. وبالتالي يتم تقليل إهدار الوقت إلى الحد الأدنى حيث يتم تحديد جميع الخطوات والمواعيد النهائية والأهداف رقميًا - لذلك لا يوجد مجال لسوء الفهم وإضاعة الوقت. يتمتع كل فرد في الفريق بإمكانية الوصول إلى نفس المعلومات، لذا فإن المواقف "قالت إنها قالت" غير محتملة إلى حد كبير.

هاجس الإنتاجية قبل وبعد الوباء

قبل أن تفرض علينا الجائحة، كان الكثيرون ينظرون إلى الإنتاجية على أنها إنجاز المهام المدرجة في قائمة . وبمجرد أن أصبح العمل عن بُعد هو النمط السائد، بدأ الناس يولون اهتمامًا أكبر لأمور لم يكن لديهم وقتٌ لها سابقًا، مثل الرياضة والهوايات وأهداف الحياة. وفي نهاية المطاف، أدى هذا التحول إلى تغيير في قيم الناس، حيث أدرك الكثيرون أن حياتهم قبل كوفيد-19 لم تكن مُرضية ولا صحية ولا سعيدة.

كان الوضع الطبيعي "القديم" هو الاستيقاظ مبكرًا بدرجة كافية للاستعداد والانتقال إلى المكتب، حيث تقضي ما بين 8 إلى 10 ساعات لتزويد نفسك بالقهوة، ثم تعود إلى المنزل بعد نفس الرحلة وتذهب إلى السرير في وقت مناسب. والحصول على قدر "لائق" من النوم. لذلك، في السابق، كان العمل يمثل أولوية على حساب جوانب الحياة الأخرى، والتي عادة ما تكون مزدحمة في عطلات نهاية الأسبوع.

لقد أدى ناتج الجائحة إلى حدوث تحول في الفهم التقليدي لماهية الإنتاجية. لقد أفسحت إنتاجية الشركات الطريق لنهج أكثر شمولية وأقل إجهادًا تجاه الإنتاجية المرتبطة بمزيد من حرية العقل والمرونة و... المزيد من الإنتاجية حيث يتم تحقيق المزيد مقابل أقل!

لا ندري ما سيحدث عندما يستقر عالم العمل بعد جائحة كوفيد-19، ولكن يبدو أن العديد من الموظفين راضون تمامًا عن العمل عن بُعد . وسواء كان العمل عن بُعد بدوام كامل أو بنظام هجين، فقد يُثبت النموذج الجديد أنه أكثر فائدة من الناحيتين التجارية والصحية.

سحر التعاون عن بعد

فاجأت الجائحة الشركات، لكن الشركات التي كانت قد أدمجت نظام تعاون في سير عملها كانت أكثر استعدادًا. كان التحول الرقمي صعبًا، لكن سرعان ما أدرك أصحاب العمل أن الإنتاجية قابلة للقياس بشكل أفضل بهذه الطريقة. عندما يكون العمل كله على منصة لإدارة المهام يشارك فيها كل عضو في الفريق، لا مجال للتشتيت أو التستر.

أولاً، أدوات التعاون مثل برامج إدارة العمليات التجارية توفر الكثير من المال لشركتك. نظرًا لتقسيم قائمة الوصف الوظيفي وعملية الإعداد إلى خطوات مدققة يسهل اتباعها، لم تعد بحاجة إلى قسم كبير للموارد البشرية للقيام بالمهام اليومية المعتادة.

تشمل هذه العمليات كتابة عروض العمل ونشرها، وتحسين مراحل التوظيف قبل التعيين، والرد على استفسارات الموظفين الجدد، وتحديد المسؤوليات والرتب الوظيفية داخل الفرق المختلفة، وغيرها. ناهيك عن أن امتلاك العديد من الحلول الداخلية مكلف وغير آمن مقارنةً بالحلول الذكية السحابية سهلة الصيانة. وقد سهّل ظهور الذكاء الاصطناعي عملية التوظيف بشكل كبير، حيث تتوفر الآن العديد من أدوات الذكاء الاصطناعي المجانية للتوظيف الفعال.

ثانيًا، توفر أنظمة إدارة المهام قابلية التوسع والمرونة في مواردك إلى مستوى جديد تمامًا. هل تتذكر متى تم تخزين كل جزء من المعلومات في ملفات مختلفة، أو عندما كان عليك استخدام أدوات مختلفة لأنواع مختلفة من البيانات من أجل دفع سير العمل إلى الأمام؟ مع برنامج BPM، لم يعد هذا هو الحال بسبب الشفافية وفرص تحديد أولويات المشروع.

وأخيرًا وليس آخرًا، تجعل أدوات التعاون العمل عن بعد/المختلط أمرًا سهلاً. يتم تقسيم جميع المشاريع إلى مهام ومهام فرعية، ولها تواريخ تسليم ويتلقى زملاء الفريق إشعارات بشأن كل ما يتعلق بالمشاريع التي يشاركون فيها.

وهذا يعني عدم الحاجة إلى تصفح رسائل الدردشة الطويلة، أو حتى الملاحظات المتناثرة في مكان ما على سطح المكتب الخاص بك والتي لا يعرفها أحد سواك ويراها. كل جزء من المعلومات الأساسية حول المشروع موجود في قالب المشروع المحدد، وجميع الاتصالات المتعلقة بتنفيذه مكدسة هناك ومتاحة للفريق لمراجعتها والتصرف بناءً عليها.

الفجوة الإنتاجية الكبيرة

بطبيعة الحال، استغلت المؤسسات التي كانت تتمتع بإنتاجية عالية قبل الجائحة إجراءات الإغلاق والعمل عن بُعد لصالحها، مما أدى إلى زيادة الإنتاجية بنسبة تتراوح بين 5 و8% . في المقابل، عانت الشركات التي تبنت ممارسات ضعيفة في التعاون وإدارة الوقت من انخفاض في وقت الإنتاج بنسبة تتراوح بين 3 و6%.

بدأت العديد من الشركات في الاستثمار في تكنولوجيا الأعمال الجديدة بمجرد أن ضرب الوباء العالم، ولكن ذلك كان متأخرًا بعض الشيء. يستغرق الأمر وقتًا حتى يتكيف الفريق مع أداة جديدة خاصة عند العمل عن بُعد.

من الطبيعي أن يؤدي هذا التحول الجذري إلى انخفاض في الإنتاجية وجودة العمل، وللأسف، إلى تدهور علاقات العملاء. عندما يُدخل صاحب العمل تقنية جديدة لإدارة المشاريع ، عليه أن يضع في اعتباره وجود فترات تكيف، وتحديثات، وفترات توقف، وتدريب إضافي. ولنكن صريحين، فالضغط الذي فرضته الجائحة لم يمنح عالم الأعمال أي وقت إضافي.

مع ذلك، فإن المؤسسات التي اعتادت على استخدام برامج الأعمال لم تشعر فعلياً إلا بالانتقال إلى نمط العمل عن بُعد. فبمجرد أن تصبح العمليات مُطبقة بشكل صحيح ويعتاد الموظفون على استخدامها بكفاءة حتى تصبح جزءاً لا يتجزأ من ثقافة الشركة، فإن التغيير الوحيد هو زيادة عدد مكالمات الفيديو وتقصير مدتها. لذا، يُعد تتبع وقت الموظفين عن بُعد أمراً بالغ الأهمية للمديرين لمتابعة أداء الموظفين ودعمهم في إدارة وقتهم.

الابتكارات في التوظيف

لقد أثرت الظروف غير المسبوقة في العامين الماضيين وتطور برامج الإنتاجية على ممارسات التوظيف بشكل كبير. لقد أتاح العمل عن بعد الكثير من المواهب للشركات التي لم تكن لتفكر في هذه الخيارات أبدًا. 

بمساعدة برامج إدارة العمليات التجارية، وبرامج إدارة الفرق ، أو غيرها من أدوات التعاون الجماعي، يستطيع مديرو الموارد البشرية أتمتة المهام الروتينية اليومية. وبذلك، يمكنهم توجيه كل طاقاتهم نحو البحث عن أفضل المواهب المتاحة.

يعد التوظيف باستخدام أداة BPM تفاعليًا وفعالًا للغاية. يتم تكديس الأوصاف الوظيفية والمتطلبات في مهام محددة تسمح للمرشحين بالقيام بمعظم العمل بأنفسهم بدلاً من الاعتماد على مسؤول التوظيف. 

كما تعد إدارة العمليات التجارية أمرًا رائعًا عندما يتعلق الأمر بالتأهيل والتدريب. قم بأتمتة الخطوات الأساسية الأولى للموظفين الجدد وتوقع النتائج مباشرة من يومهم الأول. نظرًا لأن هذا النوع من البرامج يتسم بالشفافية ويعتمد على النماذج، فمن السهل مراقبة وإدارة تقدمه وتقليل الأسئلة الإضافية وسوء الفهم والحظر.

الخلاصة

لطالما كانت الإنتاجية هي الأولوية القصوى في عالم الأعمال، أي كيفية تحقيق المزيد وتوفير المزيد. قبل عام 2020، كان الناس لا يزالون مهووسين بالكفاءة، بدءًا من التنقل اليومي، مرورًا باجتماعات العمل، ومؤشرات الأداء الرئيسية، والسهر، وقلة النوم، وصولًا إلى تكرار نفس الروتين. سارعت العديد من المؤسسات إلى تبني التكنولوجيا في مجال الأعمال بمجرد أن لمست إمكاناتها في أتمتة العمليات وتسريع النتائج، وتحسين مشاركة الموظفين ، ورفع مستوى رضا الفريق والعملاء.

ومع ذلك، فإن أولئك الذين لم يفعلوا ذلك اضطروا إلى تكييف أدوات إدارة المشروع بسرعة كبيرة والتعلم على طول الطريق، مما أثر على الإنتاجية بشكل سيئ. يبدو مستقبل العمل غير مؤكد، ولكن من الواضح أن التكنولوجيا ستكون الطريق إلى النجاح حيث يبدو أن العمل عن بعد هو الوضع الطبيعي الجديد.